{"id":62770,"date":"2019-11-12T08:00:51","date_gmt":"2019-11-12T07:00:51","guid":{"rendered":"https:\/\/e326.greatsolution.dev\/?p=62770"},"modified":"2022-02-06T14:44:56","modified_gmt":"2022-02-06T13:44:56","slug":"accounts-payables-2-0","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e326.greatsolution.dev\/de\/accounts-payables-2-0\/","title":{"rendered":"Accounts Payables 2.0"},"content":{"rendered":"

Heidelberger Druckmaschinen ist das weltweit f\u00fchrende Unternehmen in der Printmedien-Industrie und erzielte zuletzt mit insgesamt etwa 11.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Konzernumsatz von knapp 2,5 Milliarden Euro.<\/p>\n

Das Unternehmen mit global 250 Standorten in 170 L\u00e4ndern hat sich zum Ziel gesetzt, die digitale Transformation des Unternehmens sowie der Branche weiter voranzutreiben und so in Zukunft die wachstumsstarken Kundensegmente mit den passenden Gesch\u00e4ftsmodellen sowie Produkten und Services adressieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

Hierbei wird das weltweite Vertriebs- und Servicenetzwerk unter dem Motto \u201eHeidelberg goes digital\u201c auf die digitalen Herausforderungen der Kunden ausgerichtet.<\/p>\n

Heidelberg setzt seit Jahren f\u00fcr das Management der eigenen Prozesse auf Anwendungsl\u00f6sungen von SAP. Ein f\u00fcr Heidelberg wichtiges Digitalisierungsprojekt namens \u201eAccounts Payables 2.0\u201c (AP) f\u00fcr die durchg\u00e4ngige internationale elektronische Rechnungsbe- und -verarbeitung ist jetzt in weiten Teilen abgeschlossen.<\/p>\n

\u201eAusgangspunkt f\u00fcr AP 2.0 waren verschiedene Ideen zur Optimierung und Automatisierung von Accounts-Payables-Prozessen, die mit der bestehenden Workflow-L\u00f6sung nicht umgesetzt werden konnten. Diese Ideen wurden konkretisiert und m\u00fcndeten als Optimierungsschwerpunkte in einen Umsetzungskatalog\u201c<\/em><\/p>\n

berichtet Mario Moritz, Leiter Shared Service Finance bei der Heidelberger Druckmaschinen AG.<\/p>\n

Grob wurden drei Handlungsfelder im Rahmen von AP 2.0 festgelegt: erstens Belegeingang mit einem einheitlichen Prozess f\u00fcr Papier, EDI und E-Mail-\/PDF-Rechnungen sowie Zukunftssicherheit f\u00fcr weitere elektronische Formate; zweitens Workflow mit Dunkelbuchungen insbesondere auch in Verbindung mit OCR auf Positionsebene, passives Approval, mehrstufige sequenzielle Freigaben mit automatisierter Ausf\u00fchrung definierter Workflowprozesse; drittens Pr\u00fcfung mit systemgest\u00fctzten Umsatzsteuerpr\u00fcfungen, automatisierten Genehmigungsprozessen und Freigeberfindung auf Basis von Unternehmensrichtlinien sowie mobilen Freigaben.<\/p>\n

\"Mario<\/a><\/p>\n

Nach der Konzeptphase ging man bei Heidelberg daran, einen geeigneten Anbieter als Generalunternehmer auszuw\u00e4hlen, der f\u00fcr die Entgegennahme s\u00e4mtlicher Rechnungsformate inklusive Rechnungsworkflow-Bearbeitung verantwortlich zeichnet. Mit diesem sollten anhand definierter Kriterien die zuvor genannten Optimierungen in die Tat umgesetzt werden.<\/p>\n

Hierbei votierte man f\u00fcr SAP-Partner Seeburger, der die Anforderungskriterien aus Sicht von Heidelberg am besten erf\u00fcllte.<\/p>\n

Ausschlaggebend waren insbesondere das Technologie-Know-how, die Erfahrungen in Sachen Business Integration und elektronischem Datentransfer und Datenaustausch, Internationalit\u00e4t sowie weitreichende SAP-Business-Integrations-Erfahrungen mit speziellen L\u00f6sungen \u201efor SAP\u201c; gleichfalls, dass Heidelberg f\u00fcr die notwendigen Anforderungen auf eine jederzeit skalierbare sowie flexibel nutzbare Gesamtl\u00f6sung zur\u00fcckgreifen konnte.<\/p>\n

Knapp ein Jahr nahm das \u201ePlan-Build-Run\u201c inklusive Feintuning in Anspruch, wobei es in einem ersten Projektschritt darum ging, AP 2.0 f\u00fcr Deutschland zu realisieren. Auf der Grundlage dieser Implementierung erfolgte dann der internationale Rollout.<\/p>\n

Wie es von Heidelberg hei\u00dft, \u201egab es in dem Projekt durchaus Herausforderungen, die zu meistern waren. Dies betraf beispielsweise die Standardisierung der Abl\u00e4ufe \u00fcber L\u00e4ndergrenzen hinweg oder auch das Managen der Komplexit\u00e4t in der Integration.<\/p>\n

Auch beanspruchte die Stammdatenanalyse und -bereinigung als wesentliche Voraussetzung f\u00fcr Dunkelbuchungen gr\u00f6\u00dfere Aufw\u00e4nde als anfangs gedacht.\u201c Das Feintuning betraf sowohl technische, organisatorische, prozessuale als auch landesspezifische Punkte.<\/p>\n

Eingebunden in das Projekt war (und ist) die Deutsche Post als Scan-and-Capture-Dienstleister f\u00fcr das Scannen\/OCR-Doing inklusive Datensatzaufbereitung zur Weiterverarbeitung. Wobei es eine enge Abstimmung zwischen Heidelberg, dem Scan-and-Capture- Dienstleister und Seeburger gibt.<\/p>\n

In \u00fcber 24 L\u00e4ndern in Europa, Amerika und Asien ist AP 2.0 mittlerweile im Einsatz. Angebunden sind bislang 38 Buchungskreise (inklusive China). Und das Belegvolumen hat Gro\u00dfdimensionen:<\/p>\n

Im Monat werden bei Heidelberg rund 23.000 Papier- und PDF-Rechnungen verarbeitet. 70 Prozent der Rechnungen werden als E-Mail mit PDF empfangen. Ein signifikanter Teil davon direkt von Lieferanten.<\/p>\n

Andererseits werden Lieferantenrechnungen lokal in Heidelberg-Niederlassungen oder -Standorten mittels Multifunktionsger\u00e4ten gescannt oder via Scan2email dem Prozess zugef\u00fchrt. Hinzu kommen monatlich au\u00dferdem circa 33.000 EDI-Rechnungen.<\/p>\n

Dreh- und Angelpunkt von AP 2.0 aus Prozess- und Datensicht sind der Business Integration Server (BIS) sowie bew\u00e4hrte Bearbeitungs- und Workflow-Zusatzl\u00f6sungen von Seeburger for SAP. Genutzt werden sie von Heidelberg als Cloud-L\u00f6sungen, die im Seeburger-Cloud-Rechenzentrum in Karlsruhe laufen.<\/p>\n

\"Accounts<\/a>
Dokumentenfluss beim AP-2.0-Einsatz bei Heidelberger Druckmaschinen.<\/figcaption><\/figure>\n

Wird eine digitalisierte und gem\u00e4\u00df den Anforderungen aufbereitete Rechnung von einer Landesgesellschaft hochgeladen, erfolgt sofort im BIS eine Datensatzerstellung und der Datensatz flie\u00dft anschlie\u00dfend automatisch in SAP ein. Hierbei k\u00f6nnen automatische Buchungen in SAP MM\/FI erfolgen. Vorausgesetzt, der Datensatz entspricht den vorgegebenen Gesch\u00e4ftsregeln.<\/p>\n

Ein Fokus der eingesetzten Seeburger- L\u00f6sungen liegt auf der Durchf\u00fchrung von Ausnahmebearbeitungen. Und zwar manuell und automatisiert (nach entsprechenden Regeln). Zum Beispiel, wenn es sich um Preisdifferenzen zwischen Bestellung und Rechnung handelt.<\/p>\n

Oder um Mengendifferenzen oder einen fehlenden Wareneingang. Gleichfalls kann Heidelberg hier\u00fcber Rechnungsfreigaben oder Leistungsbest\u00e4tigungen, aber auch die Stammdatenpflege durchf\u00fchren. Rechnungsfreigaben k\u00f6nnen au\u00dferdem via Mobile Devices erfolgen (auch, falls erforderlich, f\u00fcr Non-SAP-User).<\/p>\n

Mit AP 2.0 hat Heidelberg nach eigenen Angaben nachweislich im gesamten Unternehmen den Automatisierungsgrad sowie die Prozessharmonisierung im Bereich der Rechnungsbearbeitung deutlich gesteigert.<\/p>\n

Und \u2013 f\u00fcr Heidelberg ein wesentlicher \u00adAspekt \u2013 einen einheitlichen Accounts-Payables-Standardprozess als wesentliche Voraussetzung f\u00fcr den Ausbau der weltweiten SSC-Organisation realisiert.<\/p>\n

\u201eDas Gesamtsystem ist so ausgelegt, dass eine Skalierung jederzeit m\u00f6glich ist. Die Digitalisierung und damit B\u00fcndelung war dabei ein wichtiger Hebel. Das hat f\u00fcr das Unternehmen den gro\u00dfen Vorteil, dass Rollouts auch in kleineren Niederlassungen, egal in welcher Weltregion, mit einem vertretbaren Aufwand durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. <\/em><\/p>\n

Das bedeutet: Eine Digitalisierung und Automatisierung erfolgten auch in kleineren L\u00e4ndern, die ansonsten auf eine derartige L\u00f6sung verzichten m\u00fcssten\u201c<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt Moritz.<\/p>\n

Auch die Anpassungsf\u00e4higkeit des Systems stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar, da zunehmend auch weitere geforderte Kan\u00e4le und Formate, wie etwa ZUGFeRD oder Peppol, bedient werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

Vorteilhaft ist zudem: Mit AP 2.0 kann von verschiedenen Prozessbeteiligten (aus Rechnungswesen, Controlling oder Einkauf) auf jede einzelne Rechnung zu Kl\u00e4rungs- oder Analysezwecken zugegriffen werden \u2013 in Deutschland, aber auch anderswo in der Welt.<\/p>\n

\"Account<\/a>
Prozesssicht vom Rechnungseingang bis hin zur Verbuchung in SAP inklusive Workflow und Ausnahmebearbeitung.<\/figcaption><\/figure>\n

Dar\u00fcber hinaus ist es auf der Basis von AP 2.0 m\u00f6glich, das Cash Management oder Skontovorteile zu optimieren. Auch wurde von Anfang an anvisiert, mit dem AP-2.0-Einsatz Kostenvorteile zu erzielen.<\/p>\n

Schlie\u00dflich kostet die Be- und Verarbeitung einer papiergebundenen Rechnung inklusive sogenannter Transaktionskosten laut Studien etwas mehr als insgesamt vier Euro. Demgegen\u00fcber liegen die Kosten f\u00fcr eine digitalisierte Verarbeitung einer Rechnung (Stichwort: E-Invoicing) im Cent-Bereich.<\/p>\n

Neben den Kosteneinsparungen schl\u00e4gt bei Heidelberg obendrein positiv zu Buche, dass sich die Transparenz sowie die Qualit\u00e4t der Rechnungsverarbeitung erh\u00f6ht haben.<\/p>\n

Die Transparenz wiederum erm\u00f6glicht es, weitere Potenziale f\u00fcr die Prozessautomatisierung zu erkennen und zu nutzen, wie etwa deren Ausbau von Dunkelbuchungen.<\/p>\n

\u201eDiese aus der weltweit betriebenen Prozessharmonisierung resultierenden Effekte wurden \u00fcbrigens anfangs nicht in den Ma\u00dfen erwartet\u201c<\/em><\/p>\n

hei\u00dft es.<\/p>\n

Das AP-2.0-Projekt bei Heidelberg zeigt, wie ein weltweites Digitalisierungsprojekt erfolgreich umgesetzt werden kann und eine positive Wirkung entfacht. Die Reduzierung operativer Routinet\u00e4tigkeiten sowie sich nur noch auf die Ausnahmen zu fokussieren transformierte die Arbeit zugunsten h\u00f6herer Effizienz und Effektivit\u00e4t.<\/p>\n

Heute sind die Mitarbeiter in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebunden, der einen gr\u00f6\u00dferen Blickwinkel einr\u00e4umt \u2013 ganz im Sinne des Mottos \u201eHeidelberg goes digital\u201c.<\/p>\n

\"https:\/\/e326.greatsolution.dev\/partners\/seeburger-ag\/\"<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Heidelberger Druckmaschinen hat im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie den Accounts-Payables-Prozess durchg\u00e4ngig international digitalisiert \u2013 bis hin zur Rechnungsbuchung in SAP und inklusive Workflow-Verarbeitung und Ausnahmebearbeitung.<\/p>\n","protected":false},"author":61,"featured_media":62774,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,36593],"tags":[],"coauthors":[22129],"class_list":["post-62770","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1910","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e326.greatsolution.dev\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/shutterstock_445172830-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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