New era in hospital controlling

Kliniken stehen unter massivem Transformationsdruck: Steigende Betriebskosten, der anhaltende Fachkräfte- und Personalmangel und der Ruf nach mehr Transparenz und Qualität seitens Gesetzgebern, Trägern oder auch der Gesellschaft fordern heraus. Umso wichtiger ist es für sie, wichtige Entscheidungen auf solider Datenbasis schnell und flexibel treffen zu können – etwa bei der Steuerung von Ressourcen, der Entwicklung von Fallzahlen oder einfach bei der Planung von Kapazitäten. Doch hier scheitern viele Häuser. Viel zu häufig stützen sich Berichte und Wirtschaftsplanungen auf manuell gepflegte Excel-Tabellen oder ähnliche Insellösungen.

Doch diese Methoden sind nicht nur zeitintensiv und fehleranfällig, sondern auch intransparent. Informationen müssen mühsam zusammengetragen, geprüft und mehrfach aufbereitet werden – oft ohne einheitliche Datenbasis. Und daraus entstehende Präsentationen, zum Beispiel zur Entscheidungsfindung, bleiben häufig unvollständig, was zu Verzögerungen führt. Systemgestützte Zusammenarbeit ist bislang meist noch eine Ausnahme.

Rollenwandel im Controlling

Dabei liegt die Lösung auf der Hand: Ein integriertes, digitales Berichtswesen würde nicht nur Effizienz und Datenqualität verbessern, sondern das Controlling grundlegend stärken – hin zu einer aktiven, beratenden Rolle. Mit moderner Analytik und szenariobasierten Planungsmodellen kann es Entscheidungen in Echtzeit begleiten und prägen. So wird aus rückblickender Analyse ein echter Steuerungsvorsprung und die Rolle wandelt sich vom Berichterstatter zum Sparringspartner der Klinikleitung – und perspektivisch zur Entscheidungsstütze auf Stationsebene. Zukunftsorientiertes Controlling liefert keine bloßen Ist-Zahlen mehr, sondern simuliert Entwicklungspfade: Wie wirken sich Fallzahländerungen auf die Erlöse aus? Wie beeinflusst eine geänderte OP-Planung die Personalauslastung? Diese vorausschauende Steuerung wird durch neue Technologien und die enge Verzahnung mit operativen Abläufen möglich.

SAP Analytics Cloud und BW/4

Zwei zentrale Lösungen aus dem SAP-Portfolio bilden das Rückgrat dafür: BW/4 Hana und die Analytics Cloud (SAC). SAP BW/4 dient als leistungsstarke, zentrale Datenmanagementplattform. Sie bündelt Informationen aus verschiedenen Systemen – etwa Krankenhausinformationssystemen (KIS), Enterprise-Resource-Planning-Anwendungen (ERP) und Medizintechnik – in einem integrierten, leistungsstarken Echtzeit-Datenmodell. So werden zuvor getrennte Datenwelten harmonisiert und stehen jederzeit einheitlich bereit.

Darauf aufbauend vereinfacht die SAP Analytics Cloud die Datendarstellung. Auf einer einzigen Oberfläche lassen sich Berichte visualisieren, Analysen durchführen und komplexe Planungsmodelle erstellen – ohne Systemwechsel oder manuelle Zwischenschritte. Fachbereiche können interaktiv mit den Daten arbeiten: Szenarien simulieren, Prognosen erstellen oder strategische Entscheidungen datenbasiert vorbereiten, etwa zur Personal­planung oder Fallkostenentwicklung. Für Krankenhäuser, die bereits SAP ERP einsetzen, ist die SAC eine natürliche Erweiterung der bestehenden Grundlage.

Ein besonderer Vorteil liegt in der breiten Zugänglichkeit: Auch nicht technische Nutzer – wie Pflegedienstleitungen, OP-­Koordinatoren oder Chefärzte – greifen über Dashboards auf entscheidungsrelevante Kennzahlen zu. Daten fließen dorthin, wo sie gebraucht werden. Diese enge Verbindung von Technologie und angepassten Prozessen schafft ein neues Steuerungsverständnis. Daten fließen schneller, Zusammenhänge werden sichtbar, und Entscheidungen lassen sich mit mess­barem Einfluss auf Wirtschaftlichkeit und Versorgungsqualität gezielt treffen.
Zwei Kliniken, zwei Ansätze

Unter anderem große Gesundheitsorganisationen aus Deutschland profitieren davon. In der Praxis nutzen ein führendes Universitätsklinikum und ein Kreiskrankenhausverbund diese Lösungen. Der Verbund etwa führte mit Ontron mehrere ERP-Systeme auf einer S/4-Plattform zusammen, während die bestehenden KIS-­Systeme unverändert weiterliefen. Das erfolgreiche Upgrade ebnete den Weg für den nächsten Schritt – den Roll-out von SAC.

Seitdem fließen Daten aus unterschiedlichen Systemen und Einrichtungen erstmals an einem zentralen Ort zusammen – ein Meilenstein, den es dort zuvor nicht gab. Das Universitätsklinikum wie­derum führte – als Erstes seiner Art in Deutschland – SAC als Planungstool ein, um die Controlling-Prozesse zu optimieren. Nun erstellen die Verantwortlichen Echtzeitberichte und präzise Analysen ohne manuelle Excel-Arbeit. Anpassbare Dashboards in der SAC liefern Entscheidungsträgern relevante Informationen auf Knopfdruck. Monatsberichte, Prognosen und Wirtschaftsplanungen entstehen ohne manuelle Nebensysteme.

Controlling entwickelt sich zunehmend von einer rein rückblickenden Zahlenaufbereitung hin zu einer strategischen Beratungseinheit, die auf Basis von Echtzeit­daten aktiv an der Gestaltung klinischer Prozesse mitwirkt. Die dafür erforderlichen Technologien sind längst verfügbar: Mit SAP BW/4 und der SAP Analytics Cloud stehen leistungsstarke Werkzeuge bereit, die Analyse, Planung und Visualisierung in einer integrierten Umgebung ermöglichen. Der Weg in diese neue Form der Steuerung muss dabei nicht groß oder kompliziert sein – oft genügt ein klar definierter Anwendungsfall und eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich, um den ersten erfolgreichen Schritt in Richtung datengetriebener Kliniksteuerung zu gehen.

Drei Takeaways

Erstens: Controlling ist heute Beratung – in Echtzeit und auf Augenhöhe mit der Klinikleitung. Zweitens: SAP-Technolo­gien ermöglichen datengestützte Szenarien mit unmittelbarem Nutzen. Drittens: Der Einstieg ist machbar – mit klarer Zielsetzung und bereichsübergreifender Zusammenarbeit.

Quelle: Ontron