S/4: Manage master data centrally 

Bekannt für seine Verbrauchermarke „Frosch“ ist Werner und Mertz ein Hersteller nachhaltiger Wasch- und Putzmittel für sowohl Endverbraucher als auch professionelle Reinigungsfirmen. Nachhaltige Lösungen stellen für das Familienunternehmen aber nicht nur ihre Produkte sowie deren Rezepturen und Rohstoffe dar, sondern beziehen sich auf die gesamten Unternehmensprozesse: Neben der Rezepturentwicklung sorgen möglichst wenige und kurze Transportwege für eine nachhaltige Produktion. Solarenergie und Geothermie versorgen den Firmenhauptsitz in Mainz. Durchgängige und einheitliche Software-Lösungen ermöglichen effiziente und nachhaltige Prozesse.

Stammdatenmanagement für alles

Für die Herstellung ihrer Putz- und Waschmittel sollten alle Stammdaten – angefangen von den Rohstoffen in der Produktion, über die Rezepturentwicklung bis zu den Fertigartikeln inklusive Verpackungsmaterials wie Flaschen und Etiketten – in einem System erfasst werden. Denn erst durch die nahtlose Integration aller Bereiche wird eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich. „Unser 15 Jahre alter Workflow ließ dies jedoch nicht mehr zu: Wir konnten ihn nicht mehr customizen, keine Neuerungen hinzunehmen beziehungsweise keine weiteren Bereiche mehr integrieren“, berichtet Thomas Ruckes, Coordinator Strategy Master Data Management bei Werner und Mertz. „Zudem bekamen wir im alten Prozess die Artikelnummer oder Materialnummer erst sehr spät, was eine Weiterbearbeitung schwieriger machte.“ Auch die bevorstehende Umstellung auf S/4 Hana machte eine Erneuerung des Stammdatenmanagements nötig, da das bisherige System nicht mehr kompatibel war.

Um ein vollumfängliches Bild aller Stammdaten zu erhalten, glättete Werner und Mertz vor der S/4-Hana-Migration zunächst seine eigenen Prozesse: angefangen vom Rohstoff-Bereich über die Rezepturen bis zu allen anderen Workflows. „Den Workflow-Prozess vor der S/4 Hana-­Transition auf FIS/mpm umzustellen, hatte zweierlei Gründe: Zum einen wollten wir unsere Prozesse neu ordnen und damit weniger Druck bei eigentlichen Prozessfragestellungen haben. Und zum anderen war der Startzeitpunkt der S/4 Hana-­Migration zu Projektbeginn noch nicht hundertprozentig klar. Uns war es wichtig, frühzeitig am Ball zu bleiben und die Lösung möglichst früh einsetzen zu können“, erzählt Thomas Ruckes.

Deshalb suchten die Verantwortlichen nach einer Stammdatenlösung, die bestehende Schwächen im alten Prozess – wie redundante Arbeiten oder manuelle Benutzersteuerungen – beseitigen und auf Standardobjekte wie Berechtigungen zurückgreifen kann. Durch eine native SAP-Anbindung der gewünschten Lösung sollte so nicht nur der Aufwand im laufenden Betrieb reduziert, sondern auch eine deutlich flexiblere Anpassung an zukünftige Prozessänderungen erlaubt werden.

Nach eingehender Suche und strukturierter Auswahl erwies sich das Stammdatentool FIS/mpm als passend. Denn im Gegensatz zu alternativen Lösungen, die oft stärker auf PIM- oder DAM-Funktionalitäten ausgerichtet waren und zusätzliche Schnittstellen erfordert hätten, bietet das Tool des unterfränkischen SAP-­Dienstleisters eine klar fokussierte Lösung für das Management von SAP-­Stammdaten, insbesondere im Bereich der Materialanlageprozesse. „Neben der technischen Entscheidung hat uns aber auch die positive zwischenmenschliche Erfahrung mit dem FIS-Team überzeugt. Pragmatisch, mittelstandsorientiert und flexibel – drei Eigenschaften, die perfekt zu unserer eigenen Herangehensweise passten“, kommentiert Sebastian Krichbaum, Head of Strategy Master Data Management bei Werner und Mertz.

Integrierte Lösung

Mit dem Wunschpartner an der Seite stand Werner und Mertz vor der Herausforderung, den bestehenden dezentralen Prozess zur Stammdatenpflege neu zu strukturieren. Da das Know-how im gesamten Unternehmen verteilt war, sollten zunächst Abläufe sinnvoll sequenziert, Abhängigkeiten berücksichtigt und Parallelisierungen ermöglicht werden. „Dass während des Projekts langjährige Mitarbeiter in den Ruhestand gingen, Know-how somit abhandenkam und sich Aufgaben in unterschiedlichen Abteilungen veränderten, erschwerte unseren Change-­Management-Prozess zunächst“, berichtet Thomas Ruckes. „Auffangen konnten wir dies, indem wir Key-User auf das neue System schulten, die danach den Umstellungsprozess unterstützten und ihr Wissen an Kollegen weitergaben.“ So verlagerten sich während der Transformation ganze Prozesse wie beispielsweise die Einführung einer direkten Stücklistenerstellung.

Musste dies zuvor über Excel und in Zusammenarbeit mit einem anderen Team erfolgen, gelingt es nun während der Rezepturentwicklung direkt im System. Und auch die Mehrsprachigkeit des Systems überzeugt: „Massendaten einfach zu bearbeiten und in verschiedenen Sprachen zu verwalten, ist für uns, die wir in Spanien, Frankreich und anderen Ländern tätig sind, essenziell“, erklärt Sebastian Krichbaum. Mit FIS/mpm können Daten exportiert, überarbeitet und wieder importiert werden – mit voller Nachvollziehbarkeit, auch für Audits. Kommentare, Dokumente und PDFs können so hinterlegt werden, dass jeder Beteiligte rückwirkend darauf zugreifen kann. Die Einspielung der Daten ins SAP erfolgt dann jeweils stufenweise nach Erreichen vorab definierter Meilensteine. „Das Schöne an FIS/mpm ist, dass wir auf Tabellen von SAP zugreifen.

Das heißt, in dem Moment, wenn wir Warengruppen neu definieren, wird das im SAP als Customizing über unsere IT gemacht und steht dann direkt für FIS/mpm zur Verfügung“, beschreibt Thomas Ruckes. Dass die Umstellung der Stammdatenlösung in Etappen durchgeführt werden konnte, sorgte für zusätzliche positive Effekte: Statt eines starren, groß angelegten Go-live wurden verschiedene Materialarten schrittweise live genommen, begleitet von gezielten Workshops. In diesen wurden Prozesse gemeinsam diskutiert, angepasst und sogar spontan erweitert, wenn sich im Austausch neue Anforderungen ergaben.

So zeigt sich nach drei Monaten im Live-Betrieb, wie ­zufrieden die Anwender mit ihrer neuen Stammdatenlösung FIS/mpm sind: „Besonders positiv ist, dass nun alle relevanten Abteilungen in den Materialstammdatenprozess eingebunden sind – ein klarer Fortschritt gegenüber der früheren „Schattenwelt“, in der einige Bereiche außen vor blieben“, kommentiert Sebastian Krichbaum. Workflows werden nun mit dem FIS/mpm-Cockpit transparent nachverfolgt, inklusive der jeweiligen Prozessschritte, Zuständigkeiten und Ursprungsdaten. Fehler werden frühzeitig erkannt, was die Qualität und Steuerbarkeit deutlich verbessert. Auch das zentrale Admin-Team kann gezielt eingreifen und unterstützt die Nutzer weiterhin aktiv.

Ein System für alle Bereiche

Ein System für alle Bereiche, technisch mit S/4 Hana kompatibel und flexibel in seiner Anwendung und in Bezug auf künftige Herausforderungen – durch den Einsatz von FIS/mpm hat Werner und Mertz den gesamten Materialstammdatenprozess grundlegend modernisiert, dezentral verteiltes Wissen gebündelt und Prozesse klar strukturiert. „Mit unserem neuen Tool haben wir auf der einen Seite eine S/4-­Hana-fähige Standardlösung, auf der anderen Seite aber genug Flexibilität und Skalierungsmöglichkeiten, um die Lösung auch nachhaltig in Zukunft weiter auszubauen“, resümiert Sebastian Krichbaum.

Der schrittweise Roll-out ermöglichte eine praxisnahe Einführung, bei der Mitarbeitende aktiv eingebunden und Prozesse iterativ optimiert wurden. „Die Zusammenarbeit war von gegenseitigem Respekt, Offenheit und einem gleichwertigen Miteinander geprägt. Beide Seiten agierten auf Augenhöhe – fachlich wie menschlich – was sofort für ein gutes Vertrauensverhältnis sorgte“, kommentiert Raphael Zundel, Head of Sales – New Busi­ness der FIS Informationssysteme und Consulting. So sei der „Funke“ sofort übergesprungen, was ein starkes Fundament für die Projektarbeit schuf. Heute profitieren alle relevanten Abteilungen von einem integrierten, nachvollziehbaren und qualitativ hochwertigen Stammdatenprozess. Damit ist Werner und Mertz bestens für künftige Herausforderungen wie die gesamte S/4-Transformation aufgestellt.

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